§ 98.1.31236 - D.P.R. 22 marzo 2000, n. 120. [1]

Regolamento recante norme per la semplificazione del procedimento per l'erogazione e la rendicontazione della spesa da parte dei funzionari delegati operanti presso le rappresentanze all'estero, a norma dell'articolo 20, comma 8, della legge 15 marzo 1997, n. 59

(G.U. 16 maggio 2000, n. 112)

 

IL PRESIDENTE DELLA REPUBBLICA

 

     Visto l'articolo 87, comma quinto, della Costituzione;

     Visto l'articolo 17, comma 2, della legge 23 agosto 1988, n. 400;

     Visto l'articolo 20 della legge 15 marzo 1997, n. 59, allegato 1, n. 19, e successive modificazioni;

     Visto il regio decreto 18 novembre 1923, n. 2440, e successive modificazioni, recante nuove disposizioni sull'amministrazione del patrimonio e sulla contabilità generale dello Stato;

     Visto il regio decreto 23 maggio 1924, n. 827, e successive modificazioni, recante regolamento per l'amministrazione del patrimonio e per la contabilità generale dello Stato;

     Visto il regio decreto 6 gennaio 1928, n. 113;

     Visto il decreto del Presidente della Repubblica 5 gennaio 1967, n. 18, recante l'ordinamento dell'Amministrazione degli affari esteri;

     Visto il decreto del Presidente della Repubblica 30 novembre 1979, n. 718, recante approvazione del regolamento per le gestioni dei cassieri e dei consegnatari delle amministrazioni dello Stato;

     Vista la legge 6 febbraio 1985, n. 15, recante disciplina delle spese da effettuarsi all'estero dal Ministero degli affari esteri;

     Visto il decreto del Presidente della Repubblica 27 gennaio 1990, n. 116;

     Visto il decreto del Ministro degli affari esteri, di concerto con il Ministro del tesoro, 3 marzo 1990, n. 362;

     Visto il decreto legislativo 3 febbraio 1993, n. 29, e successive modificazioni, recante razionalizzazione dell'organizzazione delle amministrazioni pubbliche e revisione della disciplina in materia di pubblico impiego;

     Visto il decreto del Presidente della Repubblica 20 aprile 1994, n. 367, recante regolamento di semplificazione e accelerazione delle procedure di spesa e contabili;

     Vista la preliminare deliberazione del Consiglio dei Ministri, adottata nella riunione del 28 maggio 1999;

     Acquisito il parere reso dalla Corte dei conti, a sezioni riunite, nell'adunanza del 30 giugno 1999;

     Udito il parere del Consiglio di Stato, espresso dalla sezione consultiva per gli atti normativi nell'adunanza del 30 agosto 1999;

     Acquisito il parere delle competenti commissioni del Senato della Repubblica e della Camera dei deputati;

     Vista la deliberazione del Consiglio dei Ministri, adottata nella riunione del 3 marzo 2000;

     Sulla proposta del Presidente del Consiglio dei Ministri e del Ministro per la funzione pubblica, di concerto con i Ministri degli affari esteri e del tesoro, del bilancio e della programmazione economica;

     Emana

     il seguente regolamento:

 

     Art. 1. Ambito di applicazione

     1. Il presente regolamento disciplina il procedimento per l'erogazione e la rendicontazione delle spese effettuate presso le rappresentanze diplomatiche e gli uffici consolari di prima categoria, di seguito denominati uffici all'estero.

 

          Art. 2. Spese degli uffici all'estero

     1. Le spese degli uffici all'estero sono effettuate a valere sui fondi attribuiti annualmente dall'Amministrazione centrale e sono destinate:

     a) al mantenimento ed al funzionamento degli uffici;

     b) allo svolgimento delle attività di istituto;

     c) alla corresponsione delle retribuzioni e delle indennità del personale.

 

          Art. 3. Funzionari delegati

     1. Presso gli uffici all'estero sono funzionari delegati, ai sensi delle norme sulla contabilità generale dello Stato, i titolari degli uffici stessi, oppure, limitatamente alle spese indicate negli articoli 4 e 6, i funzionari amministrativi o amministrativo-contabili che presso i predetti uffici ricoprono posti di commissario amministrativo o commissario amministrativo aggiunto, ferma restando in ogni caso la funzione di indirizzo e vigilanza spettante ai capi degli uffici.

 

          Art. 4. Spese di mantenimento e funzionamento

     1. Con decreto del competente dirigente generale, le risorse necessarie per il mantenimento e il funzionamento degli uffici all'estero sono assegnate dall'Amministrazione centrale ai titolari degli uffici stessi, oppure al commissario amministrativo o commissario amministrativo aggiunto, nelle sedi in cui tale funzionario presti servizio.

     2. Le risorse finanziarie per il mantenimento e funzionamento degli uffici all'estero sono stabilite tenuto conto del fabbisogno documentato dalla relazione previsionale che i titolari di detti uffici predispongono entro il mese di ottobre di ogni anno, sentito il commissario amministrativo o commissario amministrativo aggiunto.

     3. Con decreto del competente dirigente generale ed a fronte di sopravvenute ed inderogabili esigenze, l'Amministrazione può provvedere ad eventuali integrazioni.

     4. I fondi assegnati sono resi disponibili, in correlazione con le effettive esigenze di spesa, con ordini di rimessa valutaria aventi valore di ordini di accreditamento.

 

          Art. 5. Spese per attività di istituto

     1. Le competenti Direzioni generali provvedono alla somministrazione dei fondi necessari alle attività di istituto, come indicate negli articoli 37 e 45 del decreto del Presidente della Repubblica 5 gennaio 1967, n. 18, con ordini di rimessa valutaria aventi valore di ordini di accreditamento, disposti a favore dei titolari degli uffici all'estero, tenuto conto anche della spesa storica accertata e di variazioni dei termini di riferimento che i titolari degli uffici provvedono a segnalare entro il mese di ottobre di ogni anno.

 

          Art. 6. Retribuzioni ed indennità del personale

     1. I versamenti delle retribuzioni e delle indennità del personale sono effettuati dagli uffici all'estero previa rimessa valutaria agli stessi, con ordinativi diretti, specificanti i creditori e le somme ad essi dovute, al netto delle ritenute previdenziali, assistenziali ed erariali, o altrimenti con ordini di accreditamento disposti a favore dei titolari degli uffici ovvero del commissario amministrativo o commissario amministrativo aggiunto nelle sedi in cui tali funzionari prestino servizio.

 

          Art. 7. Procedure contrattuali all'estero

     1. [Ai sensi dell'articolo 86 del decreto del Presidente della Repubblica 5 gennaio 1967, n. 18, la procedura per la stipulazione dei contratti da eseguire all'estero è regolata dalle norme dell'ordinamento italiano, compatibilmente con le norme e con le situazioni locali] [2].

     2. [Nei casi di incompatibilità, accertati dalla rappresentanza diplomatica italiana, è consentita l'applicazione della normativa vigente nei Paesi di accreditamento, previa autorizzazione del Ministero degli affari esteri, d'intesa con il Ministero del tesoro, del bilancio e della programmazione economica] [3].

     3. L'attività contrattuale degli uffici all'estero è effettuata nel rispetto del principio di non discriminazione in base alla nazionalità nei confronti dei fornitori appartenenti agli Stati membri dell'Unione europea.

     4. Per tutte le spese degli uffici all'estero, ivi comprese quelle in economia e di modico ammontare, è vietato il ricorso ad artificioso frazionamento.

 

          Art. 8. Spese in economia e di modico ammontare

     1. I lavori, le provviste ed i servizi che possono essere eseguiti in economia dalle rappresentanze diplomatiche e dagli uffici consolari sono quelli previsti dal regolamento per i servizi in economia del Ministero degli affari esteri.

     2. (Omissis) [4]

     3. (Omissis) [5]

     4. Per le spese di modico ammontare, i funzionari delegati possono assegnare ad un collaboratore, che ricopra posto di cancelliere o di assistente commerciale, un fondo di importo non superiore all'equivalente di 20 milioni di lire, da depositare presso apposito conto bancario, suscettibile di una sola reintegrazione nel corso dell'esercizio, previa presentazione di rendiconto al funzionario delegato. Ciascuna spesa da far gravare sul predetto fondo non potrà superare il limite di cui al comma 2, lettera a). Si applicano, in quanto compatibili, le disposizioni dell'articolo 15 del decreto del Presidente della Repubblica 20 aprile 1994, n. 367.

     5. Gli importi indicati nei commi 2 e 4 possono essere modificati in relazione all'andamento dell'inflazione, con decreto del Ministro degli affari esteri, di concerto con il Ministro del tesoro, del bilancio e della programmazione economica.

 

          Art. 9. Documentazione relativa alla congruità dei prezzi al collaudo e regolare esecuzione

     1. In mancanza di diversa specifica disposizione contrattuale, per i contratti stipulati all'estero, anche in economia, e per la verifica annuale dei contratti ad esecuzione periodica o continuativa, il cui importo non superi quello stabilito dall'articolo 5, comma 2, del decreto del Presidente della Repubblica 27 gennaio 1990, n. 116, la congruità dei prezzi, la certificazione di collaudo dei lavori e la regolare esecuzione delle forniture sono documentate da attestazioni rilasciate da istituzioni tecniche locali o da esperti di fiducia, ovvero da apposita dichiarazione del titolare dell'ufficio, che può avvalersi del contributo di organi tecnici italiani, ove possibile residenti all'estero.

     2. Resta fermo quanto stabilito dagli articoli 79 e 80 del decreto del Presidente della Repubblica 5 gennaio 1967, n. 18, sulla competenza della Commissione per gli immobili adibiti ad uso dell'Amministrazione degli affari esteri.

 

          Art. 10. Rendiconti e documentazione giustificativa

     1. Le spese di cui all'articolo 2, lettere a) e b), nonché quelle di cui alla lettera c) qualora i fondi siano stati inviati tramite ordini di accreditamento ai sensi dell'articolo 6, ivi comprese quelle gravanti sui fondi accreditati alle rappresentanze diplomatiche per le attività dirette ad assicurare il funzionamento delle unità tecniche di cooperazione nei Paesi in via di sviluppo, sono giustificate mediante rendiconti, predisposti sulla base degli appositi registri e, di regola, su moduli informatici, da trasmettersi entro sessanta giorni dalla chiusura del periodo da rendicontare, ai sensi delle vigenti disposizioni, ai competenti uffici dell'Amministrazione, all'Ufficio centrale del bilancio ed alla Corte dei conti qualora da quest'ultima richiesti per i controlli di competenza, a firma del funzionario delegato al quale i fondi sono stati accreditati e corredati dalla distinta delle spese eventualmente sostenute dai collaboratori di cui all'articolo 8, comma 4, dagli stessi sottoscritta. Resta fermo l'obbligo dell'invio alla Corte dei conti del frontespizio del rendiconto, ai sensi dell'articolo 2 del regio decreto 26 ottobre 1933, n. 1454, modificato dall'articolo 33 della legge 5 agosto 1978, n. 468. L'invio alla Corte dei conti dei frontespizi dei rendiconti avviene, ove possibile, per via telematica [6].

     2. I rendiconti di cui al comma 1 sono custoditi sotto la responsabilità dei funzionari competenti che ne assicurano l'integrità e l'esclusiva destinazione alle verifiche e ai controlli previsti dalla legge.

     3. La gestione dei conti correnti valuta tesoro di cui all'articolo 5 della legge 6 febbraio 1985, n. 15, viene rendicontata mediante invio trimestrale al Dipartimento del tesoro di situazioni contabili riepilogative anche delle operazioni bancarie effettuate; i relativi estratti conto bancari dovranno essere trasmessi annualmente ovvero su specifica richiesta del Dipartimento del tesoro.

     4. I rendiconti in originale, corredati della relativa documentazione, sono conservati presso gli uffici all'estero per un periodo di dieci anni. Gli stessi sono trasmessi entro tale termine, a richiesta dell'Amministrazione, dell'Ufficio centrale del bilancio o della Corte dei conti. I rendiconti relativi a capitoli di bilancio inclusi nei programmi di controllo dell'Amministrazione, dell'Ufficio centrale del bilancio e della Corte dei conti sono inoltrati ai predetti uffici in originale e completi di tutta la documentazione, nei termini indicati nei programmi stessi. In caso di inadempienza dei funzionari delegati, si applicano le penalità previste dall'articolo 60 del regio decreto 18 novembre 1923, n. 2440, nonché dagli articoli 333, 334, 335 e 337 del regio decreto 23 maggio 1924, n. 827, come modificati dall'articolo 20 del decreto del Presidente della Repubblica 20 aprile 1994, n. 367.

     5. Nell'ambito dell'attività di controllo sulla gestione degli uffici all'estero, possono essere disposte verifiche amministrativo-contabili congiunte, da effettuarsi da parte di funzionari e dirigenti del Ministero degli affari esteri e del Dipartimento della Ragioneria generale dello Stato.

     6. Nell'ambito dell'attività di vigilanza prevista dall'articolo 5 della legge 6 febbraio 1985, n. 15, sui conti correnti valuta tesoro costituiti presso le sedi all'estero, possono essere disposte verifiche amministrativo-contabili da effettuarsi, anche congiuntamente, da parte di funzionari e dirigenti del Ministero degli affari esteri e del Dipartimento del tesoro.

     7. In caso di avvicendamento del funzionario delegato, lo stato della situazione amministrativo-contabile forma oggetto di specifici passaggi di consegne. I relativi verbali sono allegati ai rendiconti di cui al presente articolo.

 

          Art. 11. Fondi scorta

     1. Con decreto del Ministro degli affari esteri, di concerto con il Ministro del tesoro, del bilancio e della programmazione economica, sono istituiti presso le rappresentanze diplomatiche fondi scorta per sopperire alle esigenze degli uffici all'estero, caratterizzate da imprevedibilità ed urgenza, comunque determinatesi, rispetto alle anticipazioni di fondi. Con analoga procedura, possono essere modificate, ove necessario, le dotazioni dei predetti fondi scorta.

     2. Alle dotazioni dei predetti fondi scorta si provvede mediante l'utilizzo delle assegnazioni relative all'unità previsionale di base "uffici all'estero".

     3. Sul fondo potranno gravare altresì gli oneri per ripianare situazioni finanziarie deficitarie degli uffici all'estero, determinate da crediti non prontamente esigibili, da cause di forza maggiore o da comportamenti degli agenti dell'Amministrazione, una volta che siano state avviate le procedure di recupero degli ammanchi rilevati, siano state effettuate le prescritte segnalazioni alle autorità di competenza e previa autorizzazione del Ministro.

     4. La dotazione dei fondi scorta è reintegrata secondo le seguenti modalità:

     a) immediato rimborso al netto di ogni spesa da parte dell'ufficio beneficiario della anticipazione all'atto della ricezione dei finanziamenti in attesa dei quali è stata disposta l'anticipazione stessa;

     b) specifici finanziamenti a rimborso disposti dagli uffici ministeriali competenti nei casi previsti dal comma 3.

     5. Ai rendiconti di cui all'articolo 10 è allegato un prospetto dimostrativo dei movimenti del fondo scorta. Gli eventuali interessi maturati sul conto corrente appositamente istituito sono versati in entrata al bilancio dello Stato.

 

          Art. 12. Delegazioni ordinarie e speciali

     1. Alle spese sostenute dalle delegazioni previste dagli articoli 35 e 74 del decreto del Presidente della Repubblica 5 gennaio 1967, n. 18, per la gestione dei fondi relativi alle delegazioni diplomatiche speciali ed ordinarie, si applica lo stesso regime previsto per l'erogazione e le procedure della spesa degli uffici all'estero.

     2. Per la resa del conto dei fondi delle delegazioni diplomatiche speciali ed ordinarie si applica la normativa vigente per la rendicontazione delle spese dei funzionari delegati.

 

          Art. 13. Inventari

     1. I consegnatari di cui agli articoli 75 e 76 del decreto del Presidente della Repubblica 5 gennaio 1967, n. 18, fermi restando gli adempimenti di cui al decreto del Presidente della Repubblica 30 novembre 1979, n. 718, inviano all'Amministrazione centrale i dati riguardanti i beni mobili di pertinenza e trasmettono, per via telematica, le informazioni relative ad ogni ulteriore variazione nonché le proposte di dismissione.

     2. Con scadenza semestrale, l'Amministrazione centrale provvede ad inoltrare, per via telematica, agli uffici all'estero il riepilogo aggiornato dei beni mobili di pertinenza da dismettere in quanto non più in uso.

     3. L'Amministrazione centrale provvede alla trasmissione annuale all'Ufficio centrale del bilancio dei prospetti di cui all'articolo 21 del decreto del Presidente della Repubblica 30 novembre 1979, n. 718.

 

          Art. 14. Norma transitoria

     1. L'esercizio delle funzioni di cui all'art. 3 da parte dei funzionari amministrativi o amministrativo-contabili decorre dalla data di chiusura dei rendiconti da parte dei precedenti titolari e, pertanto, dal primo luglio dell'anno in corso alla data di entrata in vigore del presente regolamento, ovvero dal primo gennaio successivo.

 

          Art. 15. Abrogazioni

     1. Ai sensi dell'articolo 20, comma 4, della legge 15 marzo 1997, n. 59, dalla data di entrata in vigore del presente regolamento sono abrogate le seguenti disposizioni: articoli 65 e 67 del regio decreto 6 gennaio 1928, n. 113; l'articolo 4, comma 2, del decreto del Presidente della Repubblica 27 gennaio 1990, n. 116; l'articolo 7, comma 2, del decreto del Ministro degli affari esteri, di concerto con il Ministro del tesoro, 3 marzo 1990, n. 362.